Mapeamento de Processos: Desvendando o Caminho para a Eficiência Organizacional

No cenário empresarial de hoje, a otimização de processos não é apenas uma vantagem, mas sim uma necessidade fundamental para melhorar o funcionamento do seu negócio. Muitas empresas, no entanto, ainda enfrentam desafios e não conseguem identificar gargalos dentro de cada processo, resultando em perda de tempo e oportunidades. 

Mas como identificar e resolver esses problemas de forma estruturada e eficaz? A resposta reside no mapeamento e análise de processos.

Entenda o que é essa metodologia e seus objetivos, por que sua empresa deve adotá-lo, os tipos de fluxograma (As Is e To Be) e, por fim, entenda em exemplo prático as melhorias dessas otimizações.

por Júlia Lino Mascarello 

O que é um Mapeamento de Processos? 

A elaboração de um mapa de mapeamento de processos é a representação visual de todas as etapas de um processo interno de uma empresa, desde o início até o fim. Inclui a identificação do Início, em um círculo verde e o Fim, representado por um círculo vermelho. Em sua metodologia, cada etapa é colocada em um retângulo com uma ação, iniciando-se com um verbo no infinitivo (finalizados em -ar, -er ou -ir,).

Também, em momentos que são necessários uma tomada de decisão, é utilizado um losango, que será seguido de duas flechas: a de sim ou a de não para essa pergunta de decisão. Essa é a notação gráfica padronizada para modelagem de processos de negócio, permitindo a visualização e comunicação clara e consistente de fluxos de trabalho entre diferentes partes, de acordo com o BPMN (Business Process Model and Notation).

Exemplo ilustrativo de cada elemento do fluxograma:

Por que utilizar essa metodologia?

Essa metodologia é capaz de transformar as operações de uma empresa! Leva à identificação de gargalos e ineficiências, além de promover maior clareza, padronização e comunicação entre as equipes responsáveis por cada processo.

Seus objetivos partem da melhoria contínua dos processos internos, a fim de otimizar as etapas para um melhor funcionamento da empresa. Dessa maneira, é possível reduzir custos, aumentar a eficiência, utilizar plataformas de maneira mais eficaz, preparar automações e excluir etapas que não são necessárias.

Quais são os tipos de mapeamento?

Nesse escopo, existem dois tipos de mapa, o As Is (como os processos são atualmente) e o To Be (como os processos devem ser). No primeiro fluxograma, é feito todo um acompanhamento de cada processo interno da empresa para que, com base nessas informações, seja feita a análise e identificação de possíveis gargalos que estão atrapalhando esse processo. Assim, o To be será realizado com a otimização do processo, seguido de um manual completo de todas as novas etapas para compreender cada otimização de forma destrinchada.

Resumindo:

• As Is: é o mapeamento do processo "como ele é" no presente,  incluindo todas as suas falhas, gargalos e ineficiências. É o ponto de partida para qualquer análise e melhoria, para entender a realidade antes de propor mudanças.

  
  

• To Be: mostra o processo "como ele deveria ser" no futuro, com sugestões de otimizações e melhorias a serem implementadas. É o estado desejado, mais eficiente e eficaz. 

Case de Projeto prático em uma Clínica de Fisioterapia

A clínica enfrentava gargalos em seus processos internos, com ações prejudiciais para etapas serem mais otimizadas. Um dos problemas enfrentados era o uso assertivo do sistema utilizado pela equipe. Essa plataforma otimiza a marcação de agendamentos, calcula o fluxo de caixa dos pagamentos e a comissão dos funcionários automaticamente - ferramentas que não são utilizadas no cenário analisado. Nesse cenário, a PS Júnior fez reuniões com um representante da plataforma para poder aprender a realizar cada processo e destrinchar passo a passo para a cliente poder aplicar. 

No processo de agendamentos, o secretário era responsável por adicionar os atendimentos em diversas agendas: uma agenda física, uma agenda digital, um caderno para os pacientes mensalistas, além de colocar, apenas no dia anterior, os horários na plataforma W8. Esse processo demandava muito tempo e possibilitava alguma perda de informação no meio do caminho. Assim, implementamos o uso do Aplicativo do W8 para cada profissional em seu celular. Dessa forma, eles podem colocar os horários que não estão disponíveis, facilitando o agendamento assertivo para a clínica.

Outra otimização feita para a clínica também foi para calcular os pagamentos de cada funcionário, sendo preciso que os profissionais registrassem todas as consultas realizadas por eles e passassem para a responsável. Essas informações eram compiladas em formatos diferentes, visto que cada funcionário organizava de um jeito: papel escrito manualmente, mensagem no WhatsApp, formulário, notas no celular… Depois disso, a responsável transferia todas essas informações para um único caderno e verificava se os dados estavam corretos de acordo com as diversas agendas e o sistema W8. Portanto, calculava a comissão de cada um para realizar o pagamento.

Esse processo era muito longo e fácil de deixar qualquer informação se perder, por isso, essa tabela de pagamentos estará centralizada com todas as informações no W8. Como todos os atendimentos estarão marcados lá, a plataforma calculará automaticamente cada pagamento de uma maneira assertiva, já que não terá perda de informações. Mantendo a agenda do W8 sempre atualizada irá garantir o recebimento correto pelo serviço prestado de cada profissional.

Logo, no final do projeto, foi entregue um Manual Completo impresso de todas as otimizações para a clínica, com um passo a passo de cada processo otimizado.

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